Programme de Formation Docusmart

Aperçu de la formation

Module 1 : Introduction à Docusmart

• Présentation générale de la solution

• Objectifs et avantages pour l’organisation

• Vue d'ensemble des fonctionnalités

• Connexion et navigation dans l'interface

⏱️ Durée : 1 heure

✅ Module 2 : Gestion des utilisateurs et des accès

• Création de comptes utilisateurs

• Attribution de rôles (Admin, Utilisateur, Visiteur, etc.)

• Paramétrage des permissions d'accès aux documents

• Journalisation et traçabilité des actions

⏱️ Durée : 2 heures

✅ Module 3 : Téléversement et organisation des documents

• Téléchargement simple et par lot

• Création de dossiers et sous-dossiers

• Indexation automatique et manuelle

• Recherche avancée par mot-clé et contenu

⏱️ Durée : 2 heures

✅ Module 4 : Automatisation des flux de travail (Workflows)

• Création de processus automatisés (approbation, révision, archivage)

• Déclencheurs basés sur des événements

• Suivi en temps réel des étapes du workflow

• Notifications internes et rappels

⏱️ Durée : 2 heures

✅ Module 5 : Partage et sécurité documentaire

• Partage interne et externe sécurisé

• Gestion des liens cryptés et expiration

• Définition des autorisations (consultation, téléchargement, modification)

• Cas pratiques

⏱️ Durée : 1h30

✅ Module 6 : Gestion des versions et archivage

• Historique des versions et comparaison

• Restauration d’une version antérieure

• Archivage et restauration de documents inactifs

• Suppression définitive

⏱️ Durée : 1 heure

✅ Module 7 : Aperçu intégré & intelligence artificielle

• Visualisation des fichiers sans téléchargement

• Aperçu de documents bureautiques, médias, PDF, etc.

• Présentation des fonctionnalités IA (si disponibles en ligne)

• Création assistée de documents

⏱️ Durée : 1h30

✅ Module 8 : Notifications et rappels automatiques

• Planification de rappels périodiques

• Notifications par e-mail ou dans le système

• Alertes personnalisées selon rôles et documents

⏱️ Durée : 1 heure

✅ Module 9 : Utilisation des liens de collecte de documents

• Génération de liens sécurisés pour réception de fichiers externes

• Paramétrage (formats acceptés, taille, mot de passe, expiration)

• Validation ou rejet des fichiers reçus

⏱️ Durée : 1 heure

✅ Module 10 : Envoi de documents par e-mail et audit

• Envoi direct depuis Docusmart (avec lien ou pièce jointe)

• Historique des envois dans la piste d’audit

• Consultation des journaux d’activités (lecture, modification, suppression, etc.)

⏱️ Durée : 1 heure

✅ Module 11 : Administration et maintenance

• Sauvegardes, mises à jour et sécurité

• Bonnes pratiques de gestion documentaire

• Gestion du stockage et archivage automatique

⏱️ Durée : 1h30

Atelier pratique final

• Mise en situation réelle (cas d’entreprise ou institution)

• Questions/réponses et résolutions de problèmes

• Évaluation de fin de formation (facultatif)

⏱️ Durée : 2 heures

Supports fournis :

• Manuel utilisateur (PDF)

• Fiches pratiques par module

• Vidéos tutorielles (si formation en ligne)

• Certificat de participation